Cómo Aumentar tu Productividad en el Trabajo

En el mundo de hoy, hacer frente a la presión del trabajo es muy duro. Cualquiera que haya celebrado la culminación de un trabajo a tiempo, sabe que un día de trabajo promedio no siempre permite obtener el resultado requerido, porque el tiempo no es suficiente para hacer todo lo que se debe hacer. Sin embargo, tu productividad se puede mejorar en gran medida mediante la adopción de hábitos diseñados para hacer que trabajes de manera más eficiente. Un trabajador eficiente utiliza al máximo cada minuto del día, poniendo su mayor atención a las tareas más importantes primero. Ser eficiente en el trabajo no sólo va a mejorar tu productividad, te permitirá ganar puntos con tu jefe, lo que también va a permitir que él se sienta realizado y satisfecho de que hayas tenido un día de trabajo pleno y productivo.

1. Crea Un Enfoque

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Mantén un espacio de trabajo limpio y ordenado. El logro de la eficiencia en el trabajo a veces puede ser tan simple como limpiar el desorden de tu área de trabajo. Un área de trabajo desordenada es un área de trabajo que pueden obstaculizar tu productividad. Si estás constantemente luchando por encontrar herramientas o documentos específicos en una montaña de obstáculos,  estás desperdiciando el tiempo de trabajo serio. Sólo mantén los elementos que utilices a diario fuera de casa, todo lo demás debe ser recaudo y dejarlo a un lado donde no obstruya las tareas a realizar, pero donde se puedan encontrar en el momento que se requiera su uso.

Si trabajas en una oficina, organizar tu espacio dentro de la oficina y  sobre el escritorio de modo que puedes rápida y fácilmente encontrar lo que necesites para trabajar. Si no trabajas en una oficina, todavía se aplican los mismos principios. Por ejemplo, si trabajas en un taller de reparación de bicicletas, mantén tus herramientas limpias y organizadas de modo que seas capaz de encontrarlas al instante cuando las necesites. Así cada área de trabajo se beneficiará de ser mantenidos limpios.

escritorio desordenado

Los trabajadores de oficina y otras personas que manejen un gran número de documentos deben crear un sistema de archivo de manera lógica y organizada. Guarda los documentos que utilizas con frecuencia en un lugar donde los puedas recuperar de manera fácil o se encuentren a la mano.

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2. Mantén Tu Lugar De Trabajo Bien Abastecido

Asegúrate de que dispones de los suministros y herramientas necesarias para realizar tu trabajo. En una oficina, esto significa que debes tener cosas como removedores de grapas, calculadoras, reglas, portaminas, bolígrafos etc., en cantidad adecuada. Fuera de un entorno de oficina, las herramientas son diferentes, pero los principios fundamentales son los mismos.  Tener las cosas con las que hay que trabajar con eficacia antes de tener que empezar a trabajar. Los científicos que trabajan con aplicaciones gráficas complejas y los mecánicos que trabajan con llaves de vaso se benefician de tener sus herramientas preparadas y listas de antemano.

Esto también significa asegurarse de que tiene un buen suministro de consumibles que tu trabajo requiere, grapadoras necesitan grapas, carpinteros necesitan clavos, los maestros necesitan tiza, etc.

Asegúrate que tus herramientas están en buen estado. Una herramienta esencial rota puede ser el cuello de botella del resto de tu flujo de trabajo, si no puedes continuar sin el! Ahorra tiempo a largo plazo, dedicándole unos momentos de manera periódica a limpiar y mantener tus herramientas en buen estado.

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3. Mantén Un Horario Consolidado.

Si has estado esforzándote por el cumplimiento de una tarea de gran importancia, por lo que cualquier tipo de esfuerzo para planificar tu día probablemente aumente tu eficiencia. Mantén un calendario, ésto resulta verdaderamente eficaz, sin embargo, limitarte a una agenda integral, opcionalmente, complementado con un calendario en tu oficina o cubículo te permitirá cumplir los objetivos propuestos a corto, mediano o largo plazo.  No compliques innecesariamente tu trabajo manteniendo más de una programación o garabateando una enorme colección de notas que inevitablemente vas a perder. ¿Quieres ser capaz de mirar en un lugar específico para ver lo que tiene que hacer?.Organizar cada día mediante la creación de una lista de “cosas por hacer”.Comienza con las prioridades más altas del día, a fin de que sean más propensas a hacer. Pon las tareas menos importantes al final de la lista. Comienza en la parte superior de la lista, al comenzar tu día de trabajo, si no completas la lista al final del día,  plantéate los objetos sin terminar para el día siguiente.
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Establecer un marco de tiempo y plazo para tus proyectos más importantes, y sé realista sobre la cantidad de tiempo que tomarán. No querrás dirigirte al al fracaso; es mejor pedir más tiempo al inicio de un proyecto, en lugar de pedirlo al final cuando las cosas estén programadas en una fecha determinada y se comprometa el tiempo de los demás.

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4. Elimina Tus Distracciones Personales.

Cada lugar de trabajo tiene diferentes distracciones, algunos trabajos pueden venir con un compañero de trabajo particularmente locuaz que simplemente no te dejará solo. Otros podrían ser un opresivo silencio, haciendo que te distraiga incluso los ruidos más tranquilizantes. Haz lo que debas hacer para asegurarte que puedes concentrarte en tu trabajo. Si tu trabajo te permite escuchar de forma segura música, ten un reproductor de MP3 para trabajar. Podrías incluso considerar la publicación de notas en tu puesto de trabajo, con el fin de notificar a tus compañeros de trabajo de no distraerte. Puede parecer grosero, pero no lo es, es un método razonable y eficaz para conseguir que la gente te deje solo mientras estás trabajando. Recuerda, que puedes socializar durante los descansos y comidas.

Una distracción muy común es pasar tiempo en sitios de Internet recreativos.  Un estudio mostró que cerca de dos tercios de los trabajadores pierden al menos un poco de tiempo en los sitios web no relacionados con su trabajo todos los días.  Por suerte, la mayoría de los navegadores te permiten descargar ayudas de productividad gratuitas que te ayudarán a bloquear sitios web problemáticos. Busca la  tienda de extensión de tu navegador para “bloqueador sitio web” o “ayuda en la productividad. “Es probable que obtengas al menos unos pocos, resultados efectivos gratuitos.

comiendo dona

Otras buenas maneras de evitar las distracciones, es evitar las llamadas innecesarias y la minimización de abandono en las reuniones.

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señor con brazo arriba
 

5. Utiliza Las Pausas Para Manejar Asuntos Personales.

Curiosamente, las pausas pueden aumentar, en lugar de obstaculizar la eficiencia de tu trabajo. En primer lugar, las pausas te ofrecen el descanso que tanto necesitas. Sin ésto, es posible que te fatigues, que trabajes más lentamente o con menos eficiencia. En segundo lugar, te dan la oportunidad de hacer frente a las distracciones. Utiliza tus descansos para hacer todo lo que, de otra manera te llevará lejos de tu trabajo. ¿Te encuentras soñando con un pariente que has tenido la intención de llamar cuando debes estar trabajando? Llámalo en tu hora de distracción!
 
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6. Divide Tus Responsabilidades En Partes Manejables.

Los grandes proyectos pueden ser intimidantes, y más si son lo suficientemente grandes, es fácil tratar de retirarse y perder el tiempo en el trabajo menos importante, lo que hace que te veas obligado a hacer frente a todo el proyecto, hasta en contra de la fecha límite. Como un trabajador eficiente, debes hacer el trabajo importante en primer lugar, incluso cuando eso signifique hacer una pequeña parte de una gran tarea. No se siente tan gratificante hacer una pequeña parte de una gran tarea, cómo una tarea pequeña entera, pero es un uso inteligente de tu tiempo. A la larga, se culminan las tareas más importantes más rápido si se trabaja en ellas un poco cada día.
 
Por ejemplo, si tienes que hacer una gran presentación en el plazo de un mes, fija una meta de crear un esquema hoy. Ve adelantando cada día un poco de la presentación y realiza tus otras actividades, y verás que cuando menos te des cuenta tendrás la presentación terminada antes del mes, incluso sin descuidar las otras actividades que son igual de importantes.
 
mama e hija
 

 7. Aligera Tu Carga De Trabajo Mediante La Delegación De Trabajo.

 
En tu trabajo debes tener la oportunidad de dividir tareas repetitivas particularmente entre uno o varios de tus colaboradores para ahorrar tiempo. No les des tus proyectos de gran responsabilidad a personas que no sepan como tu, llevarlos a cabo satisfactoriamente. En cambio, dales los que consuman mucho tiempo, como tareas monótonas que te impidan utilizar tus talentos en el trabajo más importante. Si delegas el trabajo, recuerda que debes seguir con tu asistente y darle a él / ella una fecha límite. Siempre se amable con tus colaboradores cuando te ayuden, ya que al hacer ésto van a  sentir como los aprecias, y así van a trabajar duro para que en futuros proyectos los tengas en cuenta.
 
Si eres un interno, un empleado de nivel de entrada, o alguien más de bajo rango en tu empresa, todavía puedes tratar de dividir el trabajo en particular el más monótono con los empleados que estén en el mismo nivel que tu (Con tu permiso, así como con el permiso de tu supervisor, por supuesto). Si utilizas la ayuda de un compañero de trabajo, ten por seguro que para una próxima oportunidad estarás dispuesto a devolver el favor!
 
choque de manos

Si tienes una gran relación con tu jefe, incluso le puedes solicitar si es posible que puedas delegar parte del trabajo a los demás para ti!

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8. Mantén Reuniones Cortas Y Objetivas.

Hay una razón de por qué todo el mundo odia las reuniones, según una encuesta de 2012, casi la mitad de todos los encuestados consideran que las reuniones son la mayor fuente de pérdida de tiempo en el trabajo. Incluso, que se convierte en el tiempo dedicado a los sitios web personales y de recreo. Las reuniones pueden ser vitales para la discusión de objetivos y el establecimiento de una visión hacia adelante, sin embargo, las reuniones con demasiada frecuencia se convierten, en situaciones tediosas donde no se puede comer hasta ciertas horas (o, en casos extremos, días) y al final nada importante está decidido.  

He aquí algunos consejos para hacer que sus reuniones sean lo más eficaces posible:

  • Establece una agenda antes de cada reunión de manera que el tiempo reservado se utilice en todo su potencial. Incluye los plazos en los que ciertos temas de discusión deben ser abordados. Y a su vez se adhieren a su programa tanto como puedes, si surgen otros temas, es recomendable que se discutan más adelante a través de una discusión de oficina con la persona interesada en el tema.
  • Invite al menor número de personas posible. Mantenga sus reuniones a lo mínimo, en cuanto a asistentes; ésto reduce la posibilidad que la conversación se salga del tema. También mantiene a todos los que no necesita estar allí en sus escritorios, trabajando.
  • Mantén presentaciones de diapositivas no extensas. Hay un amplio debate acerca de si las presentaciones de diapositivas (PowerPoint, etc.) ayudan u obstaculizan la eficiencia de una reunión. Esto está claro: si utilizas diapositivas de la presentación, deben ser lo más concisas e informativas como sea posible . Utiliza diapositivas para mostrar las imágenes y datos que no puedan ser transmitidos a través de su discurso, no todo el contenido de tu presentación.
  • Por último, como principio general, sabes lo que quieres decidir antes de empezar la reunión y tomar esa decisión lo antes posible.

 

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 9. Corta El Drama De La Oficina De Raíz.

Los lugares de trabajo pueden, por desgracia, ser lugares terriblemente estresantes. Si los ánimos se calientan, haz frente a cualquier mala voluntad de inmediato y directamente. Esto puede significar que tu y la persona con que estás luchando, o los dos, necesitan ofrecerse las más sinceras disculpas. Haz esto lo más pronto posible. Si dejas que un par de peleas supuren en rencor, tu eficiencia se verá afectada en el largo plazo a medida que pierdes el tiempo de trabajo en torno a esta persona y él / ella evitándote en el lugar de trabajo. Más importante aún, podrás sentirte miserable, no dejes que el drama laboral arruine tu eficiencia y tu estado de ánimo!

No tengas miedo de involucrar a un mediador. Las empresas saben que el drama y sentimientos heridos puede dificultar el flujo de trabajo, por lo que muchos emplean personas cuyos deberes específicos incluyen la resolución de disputas laborales. Ponte en contacto con el personal de recursos humanos de tu lugar de trabajo si te sientes frustrado, triste o asustado de otra persona en el lugar de trabajo.  Cuando todo está dicho y hecho, no tienes que ser amigo de un colega con el que has discutido, sólo tienes que ser capaz de trabajar con él o ella. Se cortés y diplomático en el lugar de trabajo, incluso con la gente que odias.

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10. Preocúpate Por Mantener El Bienestar Personal

Mantente Bien Descansado.

Estar cansado nunca mejora la calidad del trabajo de nadie. El cansancio puede retrasar la salida, aburrida de tu rendimiento, y si eres propenso a los hechizos de dormir, en serio que te pueden avergonzar en reuniones importantes. Además de esto, el sueño gravemente insuficiente se ha correlacionado con una variedad de problemas de salud. No te quedes dormido en tu escritorio o te pierdas del trabajo excusando problemas de salud.  Toma de 7-8 horas de sueño cada noche, lo cual es fundamental para que siempre estés activo y dispuesto en tu trabajo.  La fatiga en el lugar de trabajo puede ser una distracción menor. En el peor de los casos, puede ser un problema de seguridad grave. Si tienes un trabajo donde la seguridad está en juego (por ejemplo, si eres un controlador de tránsito aéreo o conduces un camión), es imprescindible que mantengas un horario adecuado de sueño.
 
ejercitarte
 
 
Haz Ejercicio
 
La ciencia ha demostrado que un buen régimen de ejercicios mejora tu estado de ánimo y la productividad laboral.  Esto es especialmente cierto para trabajos de oficina sedentarios. Si pasas la mayor parte de tu tiempo en el trabajo, y te mantienes sentado delante de un ordenador, hacer un esfuerzo especial para hacer un poco de ejercicio al día, no sólo va a hacer que sea más fácil para  ti permanecer sentado en el trabajo, de la misma manera te hará sentir más feliz, más despierto y más motivado.Si vas a empezar una rutina de ejercicios, por primera vez, trata de hacer ejercicios moderados que combinen ejercicio cardio vascular con un poco de entrenamiento de fuerza .
 
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Mantén Un Estado De Ánimo Elevado.
 
Si estás tratando de mejorar la eficiencia de tu trabajo, puedes estar tentado a realizarlo con mucho compromiso y seriedad.  A menudo, esto no es una buena idea, puedes aumentar la eficiencia en el corto plazo, pero si nunca te permites algún placer en el trabajo, es fácil quemarse al corto tiempo, lo que te llevará a la fatiga, el estrés y la falta de motivación. Trata de mantener la moral alta, y si te sientes bien en el trabajo, será más probable que te mantengas motivado y ambicioso. Haz  cosas pequeñas para mejorar tu estado de ánimo, aquello que no obstaculice tu productividad.  Escucha música a través de auriculares, toma descansos de estiramiento, o lleva tu portátil a la sala de descanso para recibir un poco de paz y tranquilidad.
  • Aprovecha al máximo tus descansos en tu trabajo, para comer, saborear la oportunidad de disfrutar de la buena comida y contar chistes con tus amigos.
  • Toma café con precaución. El café puede ser un fantástico estimulante en los días que te sientes especialmente agotado, pero si  lo tomas todos los días, te puedes hacer dependiente de el y dejará de darte beneficios a nivel de salud.
soñar con manos en cara
 
 
Auto- Motívate.
 
Es más fácil trabajar de manera eficiente si tienes una buena razón para ir a trabajar. Si estás teniendo dificultades de vez en cuando para ir, piensa en las razones que le llevaron a tu trabajo, en primer lugar, los objetivos de tu vida, tus sueños y tu visión de sí mismo. Trata de pensar en tu trabajo como un medio para un fin,  el “fin” de ser tu visión ideal para tu vida. Si te gusta tu trabajo, trata de pensar en cómo éste te hace sentir.  ¿Te sientes realizado después de que lo has hecho?.

  • Piensa en las cosas buenas que tu trabajo te permite tener. Tal vez gracias al dinero que has ganado a través de el, tienes tu casa, tu automóvil, o tal vez tu trabajo te permite enviar a tus hijos a la escuela. También piensa en “beneficios” de tu trabajo, el seguro médico y/o dental para tu familia, por ejemplo.

auto
Piensa en las consecuencias si no trabajas. ¿A qué cosas vas a tener que renunciar si pierdes tu fuente de ingresos? ¿De qué manera va a afectar a tu familia y a otras personas cercanas a ti?

copas

 

Prémiate

Si has aumentado con éxito tu eficiencia en el trabajo, celebra¡¡¡,  te lo mereces. No es fácil perder los malos hábitos y cultivar los buenos, así que disfruta de la recompensa por tu arduo trabajo. Tómate una copa después del trabajo el viernes, reúnete con algunos amigos una noche de fiesta, o simplemente descansa en la cama con un libro. Lo que te haga feliz después de una larga semana de trabajo, hazlo. Recompensarte a ti mismo aumentará tu sensación de logro, lo que es importante para mantener tu motivación.

Tu recompensa no tiene que ser muy grande, y no debe convertirse en algo  financieramente irresponsable.  Las recompensas moderadas son las mejores. Guarda el nuevo Rolex para una ocasión especial.

 

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